QR kód na faktuře: jak usnadnit platbu a předejít chybám

Klient má fakturu otevřenou a místo přepisování čísla účtu namíří telefon na QR kód. Je to drobnost, která mu ušetří práci a omezí překlepy. Kód ale musí odpovídat konkrétní faktuře a částce, kterou má právě zaplatit. Zvlášť důležité je to po částečné úhradě.

Co QR platba na faktuře obsahuje

Platební QR kód předává bankovní aplikaci údaje pro převod. Český formát QR Platba umožňuje uložit účet příjemce, částku, měnu, variabilní symbol, zprávu i datum splatnosti. Popis jednotlivých údajů najdete v oficiální specifikaci QR Platby.

Klient kód načte, zkontroluje předvyplněné údaje a platbu potvrdí. Tím zadá příkaz bance. Vy si přijetí peněz ověříte na účtu nebo pomocí přiřazení příchozí platby k faktuře. Samotné zobrazení či načtení kódu ještě neznamená přijetí úhrady.

Jak přidat QR kód ve Škudlilu

Ve Škudlilu QR kód vytváříme přímo z údajů faktury. Nemusíte ho vyrábět zvlášť a ručně vkládat do dokumentu. Je součástí PDF i veřejné stránky faktury, pokud jsou splněné podmínky pro jeho vytvoření.

1. Zkontrolujte bankovní spojení. U faktury musí být uložený IBAN nebo české číslo účtu, ze kterého jej lze sestavit.
2. Použijte měnu CZK. V současné verzi Škudlila generujeme platební QR pro korunové faktury s kladnou částkou.
3. Ověřte variabilní symbol a splatnost. Tyto údaje se přenášejí také do kódu. K odlišení platby slouží i zpráva s číslem faktury.
4. Otevřete výsledné PDF nebo veřejný odkaz. Zkontrolujte kód na dokumentu, který skutečně dostane klient.

Při první faktuře nebo po změně bankovního spojení si kód sami načtěte v bankovní aplikaci. Stačí dojít k náhledu příkazu a porovnat údaje; testovací převod odesílat nemusíte. Ověřujete tím i to, že kód lze pohodlně přečíst z výsledného dokumentu.

Pět údajů ke kontrole před zaplacením

Klientovi doporučte krátkou kontrolu před potvrzením. Pomůže odhalit omylem otevřenou starší fakturu i nesprávnou částku.

Poslední řádek snadno zapadne. QR kód může obsahovat datum splatnosti, proto se vyplatí podívat se, jaké datum aplikace do příkazu nastavila. Načtení kódu samo o sobě neslibuje okamžité připsání peněz.

U pravidelně vystavovaných faktur posílejte pokaždé aktuální doklad. Kopírováním obrázku QR z minulého měsíce můžete přenést starý symbol, částku nebo datum.

Příklad: z 12 000 Kč už přišlo 5 000 Kč

Grafička vystavila fakturu na 12 000 Kč. Klient poslal 5 000 Kč a zbývá mu doplatit 7 000 Kč. Grafička nejprve přijatou platbu zaznamená k faktuře.

Veřejná stránka faktury ve Škudlilu vytváří QR kód ze zbývající částky. Po zaevidování úhrady tedy nabídne 7 000 Kč. Klient musí stránku znovu otevřít nebo obnovit, aby viděl aktuální stav.

PDF, které dostal před první platbou, zůstává stejným souborem. Jeho kód může stále obsahovat původních 12 000 Kč. Pro doplatek proto pošlete veřejný odkaz a do zprávy napište například: „Děkuji za úhradu 5 000 Kč. Zbývá doplatit 7 000 Kč; aktuální platební údaje najdete na odkazu.“

Ve Škudlilu standardní PDF vychází z celkové částky faktury, takže ani nové stažení PDF nepovažujte automaticky za kód na doplatek. Přednost má kontrola skutečně předvyplněné částky. Pokud doplatek nepřijde v dohodnutém termínu, připomeňte klientovi jen zbývající dluh.

Když nejde kód načíst nebo je na stejném telefonu

Nejdřív otevřete původní PDF nebo veřejnou stránku. Malý rozmazaný náhled v e-mailu může být hůře čitelný. Zvětšete dokument tak, aby zůstal vidět celý kód, a načítejte jej funkcí pro QR platbu v bankovní aplikaci.

Jestli klient čte fakturu na stejném telefonu, nemusí ji tisknout. Některé aplikace načtou obrázek z galerie či souboru. Tento postup popisuje například návod Komerční banky k zadání platby. MONETA zase uvádí možnost nasdílet fakturu nebo obrázek přímo do Smart Banky; tuto funkci je podle jejího návodu potřeba nejprve zapnout v pokročilém nastavení. Přesný postup záleží na aplikaci klienta.

Pokud načtení nepomůže, klient může údaje vyplnit ručně. Na faktuře proto ponechte účet, částku a variabilní symbol čitelné i mimo QR kód. U zahraničního bankovnictví si podporu českého formátu ověřte předem; nespoléhejte na to, že každý platební QR přečte každá aplikace.

Časté dotazy

Znamená načtení QR kódu, že je faktura zaplacená?

Ne. Načtení předvyplní platební příkaz, který klient ještě potvrzuje v bance. Úhradu ověřte podle přijatých peněz a zaznamenejte ji k faktuře.

Jak klient zaplatí QR kódem, který má na stejném telefonu?

Pokud to jeho bankovní aplikace podporuje, načte obrázek z galerie či souboru nebo do ní fakturu nasdílí. Další možností je otevřít fakturu na počítači a kód naskenovat telefonem.

Co když klient už část faktury zaplatil?

Nejdřív zaznamenejte přijatou úhradu. Veřejný odkaz na fakturu ve Škudlilu pak nabídne QR kód na zbývající částku. Původně odeslané PDF se samo nezmění.

Proč se QR kód ve Škudlilu nezobrazuje?

Zkontrolujte měnu CZK, kladnou částku a bankovní údaje uložené u faktury. QR kód potřebuje IBAN nebo české číslo účtu, ze kterého ho lze sestavit. Na veřejné stránce se po úplné úhradě platební QR už nenabízí.