Faktura po splatnosti: co dělat, když klient nezaplatí

Otevřete banku, zkontrolujete fakturu a zjistíte, že termín už uplynul. První upomínka může být krátká. Klient potřebuje vědět, která faktura čeká na úhradu, kolik zbývá doplatit a kam má peníze poslat.

1. Zkontrolujte, jestli platba opravdu chybí

Než napíšete klientovi, podívejte se do banky. Hledejte i podle částky a jména plátce. Platba může přijít s chybným variabilním symbolem nebo z jiného účtu, než čekáte.

• Ověřte splatnost. Zkontrolujte fakturu i domluvu s klientem. Možná jste si později písemně potvrdili jiný termín.
• Spočítejte zbývající částku. Pokud z faktury na 18 000 Kč přišlo 8 000 Kč, připomeňte jen doplatek 10 000 Kč.
• Zkontrolujte adresáta. Pokud faktura skončila u člověka, který platby neschvaluje, pošlete kopii osobě, která je má na starosti.

2. Pošlete první upomínku

Jakmile ověříte, že úhrada chybí, můžete se ozvat třeba následující pracovní den. Přiložte PDF a napište konkrétní datum, do kdy prosíte o úhradu. Ušetříte klientovi hledání dokladu i další výměnu e-mailů.

Vzor první upomínky e-mailem

Předmět: Připomenutí platby za fakturu č. [číslo faktury]

Dobrý den,

připomínám fakturu č. [číslo faktury] za [zakázku nebo službu] se splatností [datum splatnosti]. Zbývá uhradit [částka] Kč.

Prosím o úhradu do [datum] na účet [číslo účtu] s variabilním symbolem [variabilní symbol]. Fakturu posílám znovu v příloze.

Pokud už platba odešla, pošlete mi prosím datum převodu, ať ji můžu dohledat. Pokud potřebujete něco doplnit k faktuře, dejte mi vědět.

Děkuji a přeji hezký den

[vaše jméno]

3. Pokud platba nepřijde, ozvěte se znovu

Zapište si datum, které jste uvedli v upomínce. Pokud do té doby platba nepřijde, odpovězte ve stejném vlákně nebo zavolejte člověku, který platbu řeší. Zeptejte se, jestli fakturu schválili a kdy ji mohou uhradit.

Když klient řekne „pošleme to příští týden“, požádejte o konkrétní den. Domluvu z telefonu pak stručně potvrďte e-mailem. Pokud se dohodnete na splátkách, sepište si zbývající dluh, částku každé splátky a její termín. Jestli klient zpochybňuje cenu nebo rozsah práce, zjistěte, kterou položku rozporuje, a vraťte se k objednávce nebo k potvrzení předání.

4. Pokud dohoda nefunguje, připravte si podklady

Dejte dohromady objednávku nebo smlouvu, fakturu, doklad o předání práce, přijaté platby a dosavadní komunikaci. U sporné nebo vyšší pohledávky můžete s těmito podklady probrat další postup s advokátem.

Pokud se chystáte podat žalobu, předžalobní výzva podle § 142a občanského soudního řádu může ovlivnit, zda vám soud při úspěchu přizná náhradu nákladů řízení. Pro splnění tohoto pravidla výzvu odešlete nejméně sedm dní před podáním žaloby na adresu pro doručování, případně na poslední známou adresu dlužníka. Uchovejte kopii výzvy i doklad o odeslání. § 142a občanského soudního řádu

Jak vám s hlídáním splatnosti pomůže Škudlil

V přehledu Škudlila vidíte, které faktury jsou po splatnosti. V detailu faktury si pak zkontrolujete, kolik už klient zaplatil a kolik zbývá.

V plánu Profík si v Nastavení → Upomínky zvolíte, kdy se má Škudlil po splatnosti připomenout. Třeba po třech dnech. Text upomínky můžete upravit a v detailu faktury uvidíte, které upomínky už odešly a komu. Pokud se s konkrétním klientem domluvíte na splátkách nebo řešíte reklamaci, můžete automatické upomínky vypnout jen u něj.

Aby upomínka pracovala se správným zůstatkem, mějte u faktury zaznamenané i částečné platby. Po zaevidování úplné úhrady se další upomínka nepošle.

Časté dotazy

Kdy poslat první upomínku za nezaplacenou fakturu?

Klidně následující pracovní den po splatnosti. Nejdřív zkontrolujte účet, případnou částečnou úhradu a to, zda faktura odešla správné osobě.

Co má obsahovat první upomínka faktury?

Uveďte číslo faktury, původní splatnost, zbývající částku, platební údaje a datum, do kdy prosíte o úhradu. Přiložte fakturu, aby ji klient nemusel hledat.

Co když klient zaplatil jen část faktury?

Zaznamenejte přijatou platbu a připomeňte jen zbývající částku. Pokud se domluvíte na doplatku nebo splátkách, potvrďte si částky a termíny písemně.