Opakované faktury: jak nastavit pravidelnou fakturaci a na co si dát pozor

Každý měsíc stejný klient, stejná služba a stejná částka. Přesto znovu otevíráte fakturu, přepisujete datum a kontrolujete, jestli jste na ni nezapomněli. Pokud takových klientů máte několik, snadno se z toho stane pravidelný úkol, který vám zbytečně zabírá čas.

Opakovaná faktura tenhle postup zjednoduší. Údaje a termín připravíte jednou a pro další období vznikají nové doklady podle nastaveného intervalu. Ve Škudlilu si můžete vybrat i to, jestli je po vystavení rovnou odešleme klientovi e-mailem.

Co je opakovaná faktura a kdy se hodí

Opakovaná neboli pravidelná faktura je praktická tehdy, když stejnému odběrateli účtujete podobnou službu ve stejných intervalech. Může jít třeba o:

• měsíční správu webu nebo sociálních sítí,
• účetní či administrativní služby za dohodnutý paušál,
• pravidelný servis, údržbu nebo konzultace,
• předplatné služby s předem domluvenou cenou.

Nejde o to, že by se klientovi každý měsíc posílala tatáž faktura se stejným číslem. Pro každý termín se vystaví nový doklad. Opakování řeší vystavení a případně odeslání, nikoli samotné stržení peněz z účtu klienta.

Příklad: tři klienti s měsíčním paušálem

Spravujete weby třem klientům. Každému účtujete 3 000 Kč měsíčně a podle dohody fakturujete vždy 5. den v měsíci se splatností 14 dní. Místo opakovaného vyplňování nastavíte pro každého klienta vlastní fakturační řadu: odběratele, položku, částku, první datum vystavení a měsíční interval.

Při vystavení 5. dubna vyjde splatnost na 19. dubna. Další faktura se vystaví 5. května a bude splatná 19. května. Pokud jste zapnuli také odesílání a klient má v účtu nastavené doručování e-mailem, Škudlil mu fakturu po vystavení odešle. S klientem si zasílání faktur e-mailem předem domluvte.

Příklad počítá se stejnou cenou a službou každý měsíc. Pokud jste plátce DPH, před zapnutím opakování si navíc ověřte správné datum zdanitelného plnění pro konkrétní smlouvu a službu. K tomu se ještě dostaneme.

Jak nastavit opakovanou fakturu ve Škudlilu

Pravidelnou fakturaci můžete používat i v účtu zdarma. Počet faktur ani odběratelů není omezený. Pro každého klienta si připravíte samostatnou řadu:

1. Připravte fakturu. Vyberte odběratele a vyplňte položky, částku a ostatní údaje jako u běžné faktury. Pokud mu chcete doklady posílat automaticky, zkontrolujte jeho e-mailovou adresu a nastavení doručování e-mailem.
2. Otevřete plánování. V editoru faktury klikněte na Plán a zapněte Opakovat fakturu.
3. Zvolte první vystavení a interval. Fakturu lze opakovat po týdnech, měsících, čtvrtletích nebo letech. Nastavíte také počet těchto období, například každý měsíc nebo každé dva týdny.
4. Případně nastavte konec. Pokud spolupráce trvá jen do určitého data, vyplňte Opakovat do. Jinak můžete datum konce nechat prázdné a spolupráci průběžně kontrolovat.
5. Rozhodněte o odesílání. Zapněte nebo vypněte volbu Po vystavení automaticky odeslat e-mailem. Poté plán použijte a fakturu uložte.

Splatnost se u dalších faktur odvíjí od počtu dní nastaveného mezi vystavením a splatností. Číslo faktury a variabilní symbol se přidělí při vystavení.

Pozor: Vypnutí automatického odesílání znamená, že se e-mail neodešle sám. Faktura se ale v naplánovaném termínu přesto automaticky vystaví. Pokud potřebujete kontrolovat nebo měnit samotné údaje ještě před vystavením, zvažte místo pravidelné řady ruční fakturaci.

Na co si dát pozor před spuštěním

Částka a popis služby se mohou změnit

Opakování se hodí pro domluvený paušál, který se nemění každý měsíc. Pokud klientovi účtujete podle skutečně odpracovaných hodin nebo pokaždé jinou částku, fakturu před vystavením raději připravte ručně. Stejně postupujte, když potřebujete každý měsíc uvést jiné období nebo rozepsat jiný rozsah práce. Nespoléhejte na to, že se text položek sám přepíše na aktuální měsíc.

Při změně ceny nebo ukončení spolupráce zkontrolujte nejen nejbližší plánovaný doklad, ale i další opakování. Úprava jedné naplánované faktury nemusí změnit celou řadu. Zrušením naplánované faktury ve Škudlilu zastavíte vytváření dalších dokladů v řadě. Zkontrolujte a případně zrušte i ostatní již naplánované faktury, aby se později nevystavily.

Datum vystavení a DUZP nejsou totéž

Jste-li plátce DPH, ověřte si datum uskutečnění zdanitelného plnění, tedy DUZP, podle povahy služby a smlouvy. Může záležet také na tom, zda jste předem přijali zálohu. Samotný měsíční interval ještě neznamená, že DUZP vždy připadá na poslední den měsíce nebo na den splatnosti. Pravidla upravuje zejména zákon o DPH.

U dalších faktur v opakované řadě Škudlil nastavuje DUZP na den vystavení. Pokud má mít vaše faktura jiné DUZP, nenastavujte ji tímto způsobem bez dalšího ověření. Proberte správný postup se svou účetní a podle potřeby doklady vystavujte jednotlivě. Vypnutí automatického e-mailu samo o sobě nestačí, protože faktura se i tak vystaví.

Pozor na kratší měsíce

Ne každý měsíc má 30 nebo 31 dní. Když ve Škudlilu nastavíte měsíční opakování na 31. den, v únoru se termín posune na poslední únorový den a další měsíce mohou pokračovat 28. nebo 29. dnem. Pokud potřebujete fakturovat přesně poslední den každého měsíce, plán průběžně kontrolujte a zvažte ruční vystavení.

Ověřte první doklad i další běh

Po prvním vystavení zkontrolujte odběratele, cenu, data a to, zda se faktura případně skutečně odeslala. Jednou za čas si projděte i naplánované faktury: nezměnila se cena, fakturační adresa nebo dohoda s klientem? Neskončila spolupráce?

Vystavení faktury ještě neznamená zaplacení

I když faktura vznikne a odejde automaticky, stále potřebujete vědět, jestli klient zaplatil. Platbu můžete zkontrolovat v bance a u faktury ji zaevidovat. Pokud máte faktur víc, pomůže vám přehled možností párování plateb.

Ve Škudlilu můžete v plánu Profík pracovat s bankovními výpisy nebo platebními avízy a nastavit automatické upomínky. U avíz systém navrhne odpovídající fakturu a vy přiřazení potvrdíte. Profík stojí 1 764 Kč ročně, tedy v přepočtu 147 Kč měsíčně; samotné opakované faktury jsou dostupné i zdarma. Když se přesto stane, že klient fakturu po splatnosti neuhradí, postupujte nejdřív kontrolou platby a připomenutím.

Kdy je pravidelná fakturace dobrá volba

Pokud máte s klientem domluvenou stejnou službu za stejnou cenu, opakovaná faktura vám ušetří další přepisování a pomůže nezapomenout na termín. Stačí si dát záležet na počátečním nastavení a občas ověřit, že dohoda stále platí.

Máte nepravidelné zakázky, proměnlivou cenu nebo potřebujete u každé faktury individuálně posoudit DUZP? Pak je praktické doklad připravit jednotlivě. Ve Škudlilu můžete obojí kombinovat: pravidelné paušály naplánovat a ostatní práci fakturovat podle skutečnosti.

Pokud teprve vybíráte, v čem začít, připravili jsme také srovnání fakturačních programů zdarma. Nebo si rovnou vytvořte účet ve Škudlilu a nastavte první fakturu.

Časté dotazy

Co je opakovaná faktura?

Je to způsob, jak podle jednou nastavených údajů pravidelně vystavovat další faktury. Pro každý termín vzniká samostatný doklad. Hodí se například pro měsíční paušál za správu webu.

Můžu opakované faktury vystavovat zdarma?

Ano. Ve Škudlilu můžete pravidelnou fakturaci nastavit i v bezplatném účtu. Vyberete odběratele, položky, termín a interval a zvolíte, zda se má faktura po vystavení také odeslat e-mailem.

Odešle se opakovaná faktura klientovi automaticky?

Ve Škudlilu si při plánování zvolíte, zda se má faktura po vystavení automaticky odeslat e-mailem. I když automatické odesílání vypnete, faktura se v naplánovaném termínu vystaví.

Určí opakovaná faktura správné datum zdanitelného plnění?

Správné datum závisí na konkrétním plnění a smlouvě. U dalších faktur v opakované řadě Škudlil nastavuje datum zdanitelného plnění stejně jako datum vystavení. Pokud to vašemu případu neodpovídá, pravidelnou řadu takto nenastavujte a postup ověřte s účetní.

Strhne opakovaná faktura klientovi peníze z účtu?

Ne. Pravidelné vystavení faktury samo o sobě platbu nestrhává. Klient ji musí uhradit dohodnutým způsobem a vy si následně ověříte přijetí peněz.