Číslování faktur: číselná řada, nový rok a variabilní symbol

Pro běžnou fakturaci OSVČ je přehledným výchozím řešením rok a pořadové číslo, třeba 2026001, 2026002 a 2026003. Snadno poznáte období a dohledáte konkrétní doklad. Než řadu začnete používat, ověřte, že nekoliduje s dřívějšími fakturami a že z ní vznikají použitelné platební údaje.

Zvolte formát, který budete používat soustavně

Číselná řada je pravidlo, podle kterého přidělujete čísla novým fakturám. Rok a pořadí obvykle stačí. Písmena pomohou rozlišit druh dokladu nebo zdroj faktur, měsíční členění zase může usnadnit orientaci při větším objemu.

Zapište si pravidlo do krátké poznámky pro sebe a účetní: jaký formát používáte, od kdy a kdy začíná nové pořadí. U více způsobů prodeje si poznamenejte také to, který systém vystavuje které doklady. Dva programy nesmějí nezávisle přidělit stejné číslo dvěma různým fakturám.

U plátců DPH má číslo význam i pro kontrolní hlášení. Dodavatel a odběratel do příslušného pole přebírají stejné evidenční číslo daňového dokladu. Finanční správa připouští písmena i číslice a požaduje zachovat jejich pořadí. Podrobnosti uvádí její metodická informace ke kontrolnímu hlášení, strana 11. Samotná volba číselné řady ovšem neřeší ostatní náležitosti faktury.

Číslo faktury a variabilní symbol mají odlišnou úlohu

Číslem faktury označujete doklad. Variabilní symbol slouží k rozpoznání platby. U tuzemského platebního příkazu je tvořen číslicemi a má nejvýše deset znaků, jak vysvětluje mBank.

Z faktury FA-2026-001 tak může vzniknout VS 2026001. Pozor ale na dvě řady FA-2026-001 a WEB-2026-001: po odebrání písmen a pomlček vyjde stejný symbol. Samotná odlišná předpona proto jednoznačné přiřazení úhrady nezajistí.

Pokud potřebujete oddělené řady, navrhněte i odlišnou číselnou část pro platby. Například 12026001 a 22026001 se liší také bez písmen. Před zavedením zkontrolujte, že takové symboly už nepoužíváte. Předejdete tím části situací, kdy se musí přijatá platba k faktuře přiřadit ručně.

Jak číslování nastavit ve Škudlilu

V Profilu subjektu → Fakturace upravíte pole Formát čísla faktury. Škudlil kombinuje pevný text se značkami a ukazuje náhled dalšího čísla:

• {{YYYY}}{{SEQ}} vytvoří například 2026001.
• FA-{{YYYY}}-{{SEQ}} vytvoří FA-2026-001.
• {{YYYY}}{{MM}}{{SEQ}} vytvoří v listopadu 2026 například 202611001.
• {{YYYY}}{{SEQ:4}} použije čtyřmístné pořadí, například 20260001.

Značka {{SEQ}} představuje pořadí doplněné nejméně na tři místa. Škudlil hledá nejvyšší použité pořadí v odpovídající řadě a navrhne následující. Formát musí obsahovat pořadovou značku; pouhý rok nestačí.

Při otevření nové faktury se variabilní symbol předvyplní z číslic navrženého čísla faktury. Před odesláním zkontrolujte obě pole, zejména pokud číslo ručně upravujete nebo střídáte různé předpony. Změna formátu v nastavení nepřečísluje dosavadní faktury.

Praktický příklad: poslední faktura v roce a první lednová

Grafička používá formát {{YYYY}}{{SEQ}}. Poslední uložená faktura roku 2026 má číslo 2026042. Další faktura ve stejné roční řadě dostane návrh 2026043. Při vytvoření první nové faktury v lednu 2027 začne dosud prázdná řada číslem 2027001.

Rozhodující je proměnná roku. Pokud místo ní zapíšete do formátu pevné 2026, program tento text v lednu sám nepřepíše. U formátu s proměnným rokem i měsícem vzniká nové pořadí pro každý měsíc.

Před přelomem roku proto zkontrolujte formát, první lednový návrh a případné pravidelně vystavované faktury. U dokladů řešených zpětně ověřte zvlášť datum vystavení a správnou řadu. Číslo faktury samo neurčuje daňové období.

Co udělat při změně programu nebo mezeře v řadě

Při přechodu do nové aplikace si poznamenejte poslední vydané číslo a ověřte první nový návrh ještě před odesláním. Nový účet nemusí znát vaše dřívější faktury. Pomůže kontrola přenesených dokladů a návaznosti číslování.

Chybí-li mezi fakturami jedno číslo, nejdřív hledejte příčinu: koncept, zrušený doklad, jinou řadu nebo neúplný import. Uchovejte vysvětlení a dostupné podklady. Číslo zrušené nebo již odeslané faktury raději nepřidělujte jiné zakázce jen kvůli zaplnění mezery.

Pokud už doklad dostal klient nebo účetní, hromadné přečíslování vytvoří různé verze téhož dokladu. Postup opravy závisí na tom, co se stalo a zda byl doklad účetně či daňově zpracován; takový případ řešte s účetní.

Časté dotazy

Může číslo faktury obsahovat písmena?

Ano. Můžete používat například FA-2026-001. Číslo dokladu ale odlišujte od variabilního symbolu pro tuzemskou platbu, který tvoří pouze číslice a má nejvýše 10 znaků.

Musí být variabilní symbol stejný jako číslo faktury?

Nemusí. Číslo faktury identifikuje doklad, variabilní symbol pomáhá přiřadit platbu. U čísla FA-2026-001 můžete jako VS použít 2026001, pokud jej nepoužíváte také pro jinou fakturu.

Začne Škudlil v lednu číslovat znovu od jedničky?

U formátu s proměnným rokem, například {{YYYY}}{{SEQ}}, začne nová roční řada na 001, pokud v ní ještě nejsou faktury. Rok napsaný jako pevný text se sám nezmění.

Mám kvůli chybějícímu číslu přečíslovat ostatní faktury?

Nejdřív zjistěte důvod mezery a dohledáte-li zrušený doklad, uchovejte k němu podklady. Již odeslané faktury hromadně nepřečíslovávejte; případnou účetní nebo daňovou opravu proberte s účetní.