Jak přejít z Fakturoidu nebo iDokladu na jiný fakturační program

Změnit fakturační program neznamená, že musíte každého zákazníka přepisovat ručně. Než ale původní účet vypnete, připravte si kontakty, staré doklady a seznam nezaplacených faktur. Samotné převedení údajů je jen jedna část práce. Potřebujete také vědět, co ještě klienti dluží a kde máte uložené původní faktury.

Ve Škudlilu umíme načíst odběratele i vydané faktury z CSV. Níže ukážeme celý postup od exportu až po první novou fakturu a upozorníme na údaje, které je potřeba ověřit zvlášť.

1. Připravte si, co chcete převést

Nejdřív se rozhodněte, jestli v novém programu potřebujete i historické faktury, nebo vám stačí zákazníci a staré doklady budete mít v archivu. Sepište si hlavně:

• Odběratele a kontakty. Kdo jsou vaši aktivní klienti, jaké mají fakturační údaje a kam jim posíláte doklady?
• Vydané faktury a úhrady. Které jsou zaplacené, které čekají na úhradu a u kterých klient zaplatil jen část?
• Původní doklady a komunikaci. Uložte si původní PDF, přílohy a potřebnou komunikaci. Ověřte i předání podkladů účetní.
• Nastavení fakturace. Poznamenejte si číslo účtu, splatnosti, číselné řady, opakované faktury a nastavení upomínek. Tyhle věci bude možná potřeba v novém programu nastavit znovu.

Zvolte si den přechodu. Třeba od příštího měsíce vystavujte nové faktury už v novém účtu a dosavadní doklady dohledávejte podle připraveného seznamu. Účetní dejte vědět, odkdy a kde najde nové podklady.

2. Stáhněte kontakty a faktury

Export z Fakturoidu

1. V části Kontakty → Exportovat vyberte export kontaktů do CSV.
2. V části Faktury → Export zvolte CSV, období a typ dokladů. Před stažením zkontrolujte případné filtry. Při vlastním rozsahu od–do uvádí Fakturoid limit tří měsíců, proto možná budete potřebovat více exportů.
3. Původní faktury si stáhněte také jako jednotlivá PDF, například v ZIPu, pokud je tato možnost ve vašem účtu dostupná.

Dostupnost konkrétních exportů a dokladů se může lišit podle tarifu. Postup exportu kontaktů · Postup exportu faktur

Export z iDokladu

1. V části Adresář → Kontakty vyberte export a uložte seznam do CSV. Zkontrolujte, které sloupce exportujete.
2. V části Prodej → Faktury vydané použijte Export do CSV. Zkontrolujte vybrané sloupce, filtry a případně označené doklady. Export totiž vychází z aktuálního výběru.
3. Původní faktury uložte samostatně jako PDF přes tisk nebo náhled dokladů. U většího počtu si zkontrolujte, zda jste stáhli všechna potřebná období a typy dokladů.

Některé možnosti exportu se mohou lišit podle účtu a předplatného. Export kontaktů · Export a tisk faktur

CSV a PDF mají při přechodu různé role. CSV slouží k přenosu vybraných údajů. Původní PDF si ponechte jako součást vlastního archivu dokladů. Zkontrolujte, že se soubory otevřou a obsahují potřebné faktury, přílohy a údaje. U daňových dokladů je po dobu uchovávání důležitá jejich čitelnost, věrohodnost původu a neporušenost obsahu. Informace Finanční správy k daňovým dokladům

3. Připravte nový účet a nahrajte odběratele

V novém programu nejdřív vyplňte vlastní fakturační údaje, bankovní účet a nastavení DPH. Potom nahrajte kontakty. Ve Škudlilu otevřete Odběratelé → Importovat, vyberte CSV a zkontrolujte, do kterých polí se načte název, IČO, adresa a e-mail.

Po dokončení si otevřete několik odběratelů a porovnejte je s původním seznamem. Zvlášť se podívejte na kontaktní e-maily a klienty se stejným nebo podobným názvem. Pokud se některé údaje nepřenesly, doplňte je před odesláním první faktury.

Import odběratelů ve Škudlilu je dostupný zdarma. Stejně tak můžete bez limitu přidávat další klienty a uživatele účtu.

4. Rozhodněte, které faktury importovat

Pokud chcete mít vybrané starší faktury v přehledu Škudlila, nejprve zkontrolujte nastavení automatických upomínek a případně je dočasně vypněte. Historické nezaplacené faktury po splatnosti by jinak mohly být zahrnuté do upomínání.

Potom otevřete Faktury → Importovat, nahrajte CSV a zkontrolujte mapování i náhled. Soubor musí obsahovat alespoň číslo faktury, odběratele a částku. Před prvním dokončením importu začněte malým výběrem běžných vydaných faktur v korunách.

Zkontrolujte hlavně:

• Číslo, odběratele a data. Sedí vystavení, splatnost a údaje zákazníka?
• Částku a DPH. Odpovídá součet původní faktuře? Pokud soubor obsahuje jen souhrnnou částku, Škudlil může vytvořit jednu souhrnnou položku místo původního rozpisu.
• Stav úhrady. Údaj o zaplacení se může převést, pokud je v souboru a systém ho rozpozná. Jednotlivé platby a jejich historii CSV import nepřenáší.
• Částečně zaplacené faktury. Původní zůstatek si poznamenejte a před další prací s dokladem ho ověřte. Import neobnoví jednotlivé částečné úhrady a datum platby v souboru může vést k označení celé faktury jako uhrazené. Tyto doklady proto nepřevádějte bez individuální kontroly.
• Měnu a typ dokladu. Škudlil fakturuje v korunách. Faktury v cizí měně do něj neimportujte: nepodporovaná měna se může nahradit korunami bez přepočtu částky. Ponechte si je v původním archivu. Stejně postupujte u zálohových, stornovaných nebo rozpracovaných dokladů.

Import ve Škudlilu vytváří nové vystavené záznamy z údajů v CSV a z aktuálně nastavených fakturačních údajů. Nejde o věrnou archivní kopii původní faktury. Původní PDF, přílohy, vzhled dokladu, historii e-mailů ani nastavení opakovaných faktur tím nepřenesete. Původní doklady proto uchovejte zvlášť. Pokud budete potřebovat historii nákladů nebo podklady pro účetnictví, domluvte jejich předání s účetní a ověřte dostupné exporty.

Když má faktura v účtu stejné číslo jako importovaný doklad, Škudlil ji při importu přeskočí. Zkontrolujte výsledek, počet přeskočených dokladů a případná upozornění.

5. Zkontrolujte návaznost a zapněte automatizace

Před první ostrou fakturou porovnejte poslední používané číslo faktury s nastavením číslování v novém účtu. Nastavte takové číslování, aby nově vystavené faktury nekolidovaly se staršími. Zkontrolujte také číslo účtu, variabilní symbol, splatnost, sazbu DPH a e-mailovou adresu pro odesílání.

Opakované faktury si založte znovu a ověřte termín prvního vystavení. Pokud používáte automatické upomínky, před jejich zapnutím zkontrolujte především nezaplacené a částečně uhrazené doklady. Dohlédněte také na to, aby se opakovaná faktura nebo upomínka současně neposílala ze starého i nového účtu.

Jestli chcete omezit ruční kontrolu příchozích úhrad, ve Škudlilu je párování součástí plánu Profík. Rozdíly mezi bankovním výpisem, e-mailovým avízem a dalšími způsoby párování jsme popsali v samostatném článku.

6. Až po kontrole řešte původní účet

Před zrušením starého účtu si ověřte, že máte dostupné původní doklady, přijaté platby a podklady pro účetní. Zrušení předplatného a smazání účtu jsou dva různé kroky. Nejprve si projděte jejich podmínky v původní službě.

Fakturoid nabízí archivaci účtu s přístupem k exportům, zatímco úplné smazání účtu je nevratné. U iDokladu si před změnou nebo zrušením ověřte, ke kterým datům budete mít přístup. Vlastní ověřená záloha se hodí v obou případech. Archivace účtu · Podmínky účtu iDoklad

Časté dotazy

Můžu do Škudlila převést odběratele z Fakturoidu nebo iDokladu?

Ano. Kontakty vyexportujte do CSV a ve Škudlilu otevřete import odběratelů. Před dokončením zkontrolujte přiřazení sloupců a po importu porovnejte údaje u několika kontaktů.

Můžu do Škudlila importovat staré faktury?

Škudlil umožňuje načítat vydané faktury z CSV, včetně exportů Fakturoidu a iDokladu, po kontrole mapování sloupců. Před importem ověřte typ dokladů, měnu, částky a stav úhrady. Původní PDF si uložte zvlášť.

Přenesou se i částečné úhrady a historie plateb?

Jednotlivé platby a jejich historii import faktur z CSV nepřenáší. U částečně uhrazených dokladů proto porovnejte původní zůstatek a případný převod řešte opatrně.

Mám po přechodu starý účet hned smazat?

Nejdřív si stáhněte a otevřete potřebné doklady, ověřte stav rozpracovaných faktur a domluvte se s účetní na předání dat. Teprve potom řešte předplatné nebo případné zrušení účtu.