Funkce AI asistent Ceník Blog Podpora Přihlásit
Registrace zdarma
Studie

Fakturace v Česku: od excelových šablon a šanonů k AI asistentovi

Pohled na to, jak se v Česku reálně fakturuje, proč u nás Excel a tištěné faktury v šanonech přežívají déle, než by čekal kdokoli z oboru, kam míří evropská regulace a co do téhle staré rutiny přináší AI. S daty a zdroji, a s konkrétním příkladem na konci.

Pan Škudlil 33 min čtení

Studie českého a evropského trhu fakturace, 2026

Shrnutí pro netrpělivé

Fakturace patří k těm činnostem, které dělá skoro každý podnikatel a skoro nikdo o nich nepřemýšlí. Právě proto je to zajímavý terén. Ukazuje se na něm, jak pomalu se mění zaběhnuté návyky, i když lepší nástroj je po ruce a stojí míň než jeden oběd měsíčně.

Pár čísel, ze kterých vychází celá studie:

  • V Česku ke konci června 2025 podnikalo přibližně 1,17 milionu OSVČ, což je historicky nejvíc. (ČSSZ)
  • Podle průzkumu agentury B-inside pro Seyfor (iDoklad) z podzimu 2024 stále 34 % malých podnikatelů vystavuje faktury v Excelu nebo Wordu a dalších 8 % ručně na papíře. Dohromady přes 40 % fakturuje „postaru". (BusinessInfo.cz)
  • Pro srovnání: jen kolem 27 % používá chytrý fakturační systém a zhruba třetině vystavuje faktury účetní.
  • Evropský trh e-fakturace roste tempem kolem 14 až 20 % ročně a má se z přibližně 2 miliard USD (2024) dostat na 6 a více miliard USD do roku 2033. (IMARC, Technavio)
  • Směrnice ViDA (VAT in the Digital Age) vstoupila v platnost v dubnu 2025 a od července 2030 zavádí povinnou strukturovanou e-fakturaci pro přeshraniční B2B v EU. (Rada EU, vatcalc)
  • Globální trh AI v účetnictví se odhaduje na 5 až 10 miliard USD v roce 2025 s růstem klidně přes 40 % ročně podle agresivnějších odhadů. (Grand View, Mordor Intelligence)

Hlavní teze studie je jednoduchá: přechod od Excelu a papíru k online fakturaci v Česku nebrzdí ani tak technologie nebo cena, jako spíš setrvačnost, pocit kontroly a zvyk. A právě tady má AI šanci pohnout s lidmi, se kterými dvacet let nepohnula žádná SaaS appka, protože mění fakturaci z „vyplňování formuláře" na „mám u sebe někoho, kdo se o to stará".

1. Jak se v Česku vlastně fakturuje

Kdo všechno fakturuje

Než se dostaneme k nástrojům, je dobré si uvědomit, o jak velké skupině lidí mluvíme. Fakturace v Česku není záležitost pár firem, je to každodenní rutina víc než milionu lidí.

Ke konci června 2025 v Česku podle České správy sociálního zabezpečení podnikalo zhruba 1 173 951 OSVČ, nejvíc v historii. Z toho asi 689 tisíc mělo samostatnou činnost jako hlavní a 485 tisíc jako vedlejší. Jen za první pololetí 2025 přibylo skoro 46 tisíc nově registrovaných OSVČ. Celkový počet registrovaných podnikatelů fyzických osob přitom přesáhl 2 miliony, ale část z nich živnost reálně nevyužívá. Podle metodiky Dun & Bradstreet skutečně aktivně podniká kolem 1,13 milionu OSVČ, tedy zhruba 56 % z registrovaných. (ČSSZ, MPO, BusinessInfo.cz)

K tomu připočtěme malé a střední firmy, eseróčka a větší podniky. Z pohledu fakturace je ale klíčový právě ten dlouhý ocas drobných podnikatelů a mikrofirem, protože to je segment, kde se rozhoduje mezi „stáhnu si šablonu v Excelu" a „pořídím si systém". Velké firmy mají dávno ERP a účetní oddělení, takže tam se debata vede jinde.

Tři, vlastně čtyři světy fakturace

Z praxe i z dat se dá český trh rozdělit do několika vrstev, které vedle sebe žijí současně:

  1. Papír a ruční vyplňování. Bloček, předtištěný formulář, případně faktura napsaná ručně a založená do šanonu. Menšina, ale tvrdošíjná.
  2. Excel a Word. Šablona, do které se přepisují údaje, ukládá se jako PDF a posílá mailem. Pořád nejrozšířenější „polodigitální" způsob.
  3. Online fakturační systémy. Fakturoid, iDoklad, Vyfakturuj, SuperFaktura a další. Faktura na pár kliknutí, QR kód, evidence, napojení na banku.
  4. AI vrstva nad tím vším. Zatím nejmladší patro. Nástroj nejen vystaví fakturu, ale odpovídá na otázky, hlídá neplatiče a komunikuje přirozeným jazykem. Sem patří i Škudlil, ke kterému se dostaneme.

Tahle studie se nejvíc věnuje hranici mezi druhým a třetím světem, protože tam leží většina trhu a tam se odehrává ten reálný posun. A pak tomu čtvrtému, protože ten možná celou rovnici mění.

2. Neotřelý pohled na Excel a šanon: proč to pořád žije

Když se o Excelu a papíru mluví v marketingových materiálech fakturačních firem, vždycky to vyzní stejně: zastaralé, chybové, neefektivní, hoďte to za hlavu. Je to pravda jen napůl. Zajímavější otázka totiž není „proč je to špatně", ale „proč to tolik lidí pořád dělá, když to je tak špatně".

Čísla, která to zarámují

Vraťme se k průzkumu, který v říjnu 2024 zveřejnil Seyfor (provozovatel iDokladu) a realizovala ho agentura B-inside na vzorku 250 podnikatelů s maximálně pěti zaměstnanci a obratem do 5 milionů korun. Výsledky stojí za odcitování přesně:

  • 34 % podnikatelů vystavuje faktury v Excelu nebo Wordu.
  • 8 % fakturuje ručně na papíře.
  • 27 % používá chytrý fakturační systém (z toho 20 % placenou verzi, 7 % verzi zdarma).
  • Zhruba třetině vystavuje faktury jejich účetní.
  • Ještě v roce 2023 psalo faktury ručně na papír celých 13 % podnikatelů.
  • 74 % těch, kdo dnes systém používají, ho nasadili už do roku 2020.

(Zdroj: BusinessInfo.cz, tisková zpráva Seyfor/iDoklad, říjen 2024)

Součet kategorií přesahuje sto procent, protože se metody překrývají (někdo si fakturu udělá v Excelu a zároveň ji řeší s účetní). Pro nás je ale podstatný ten hlavní obrys: i v polovině dvacátých let dělá víc než 40 % drobných podnikatelů faktury bez moderního nástroje. A to v zemi, která má přes milion OSVČ a desítky dostupných fakturačních appek, z nichž některé jsou roky zdarma.

To není okrajový jev. To je většinový jev v určitém segmentu. A nedá se odbýt tím, že jsou ti lidé „pozadu".

Proč Excel a papír nezmizely (a tak rychle nezmizí)

Z mojí zkušenosti s klienty napříč obory bych důvody rozdělil na racionální a iracionální. A přiznám se, že ty racionální jsou silnější, než se obecně přiznává.

Nulová marginální cena. Excel už člověk má, šablona je zdarma, papír stojí pár korun. Fakturační systém, byť za 150 korun měsíčně, je nová položka v hlavě i v rozpočtu. Pro někoho, kdo vystaví tři faktury měsíčně, je to racionálně těžko obhajitelné, i když je ta cena směšná. Není to o penězích, je to o tom, že platit za něco, co „přece umím sám", se některým lidem prostě příčí.

Plná kontrola a žádný lock-in. Soubor v Excelu je můj. Leží na mém disku, nikdo mi ho nemůže zdražit, vypnout ani změnit podmínky. U SaaS nástroje vždycky existuje ten tichý strach, co když firma skončí, zdraží, nebo mi zamkne data. Je to iracionální obava jen zčásti. Lidé, co zažili konec nějaké služby, na kterou spoléhali, ji mají zažranou pod kůží.

Funguje to offline a všude stejně. Excel se nezeptá na přihlášení, nepotřebuje internet, nezmění bez ptaní layout. Pro řemeslníka, který fakturuje večer u kuchyňského stolu, je tahle předvídatelnost hodnota sama o sobě.

Je to známé. Tohle je možná nejsilnější faktor. Naučit se nový nástroj, byť jednoduchý, znamená překonat tření. A člověk, který dvacet let dělá faktury v Excelu, k tomu nemá důvod, dokud ho něco nedonutí. Bolest musí překročit práh.

A pak ty méně racionální, ale úplně lidské důvody. Nedůvěra k „cloudu". Pocit, že papír je serióznější. Setrvačnost. A někdy i jakási hrdost na vlastní šablonu, kterou si člověk za ty roky vyladil k obrazu svému.

Šanon jako rituál, ne jako povinnost

Tahle část si zaslouží samostatný odstavec, protože kolem ní panuje pozoruhodný zmatek. Spousta podnikatelů tiskne faktury do šanonu, protože věří, že to tak „musí být kvůli finančáku". Přitom to tak dávno není.

České právo rozlišuje dvě archivační lhůty. Účetní doklady (a faktury neplátců DPH, které slouží jako účetní doklad) se podle zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví archivují 5 let. Daňové doklady rozhodné pro DPH se podle zákona č. 235/2004 Sb. o DPH uchovávají 10 let. (Portál POHODA, Fakturoid almanach)

Klíčové ale je, že zákon nikde neříká „na papíře". Daňový doklad lze uchovávat elektronicky, pokud je po celou dobu zaručena věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost (§ 34 zákona o DPH). Jinými slovy, správně uložené PDF nebo strukturovaná e-faktura má před úřadem stejnou váhu jako papír v šanonu. Tisk do pořadače je tedy ve většině případů rituál a dvojitá práce, ne zákonná nutnost.

Proč to teda lidé dělají? Protože papír je hmatatelný. V momentě nejistoty (kontrola, dotaz účetní, spor s klientem) dává fyzický doklad pocit jistoty, který digitální soubor zatím u části populace nenahradí. Je to psychologie, ne legislativa. A je dobré to takhle pojmenovat, protože pak se s tím dá pracovat. Argument „nemusíš tisknout, zákon to nevyžaduje" je silnější než argument „cloud je moderní".

Skrytá cena „postaru"

Teď ta druhá strana mince, protože racionální důvody pro Excel nejsou totéž co výhodnost. Manuální fakturace má cenu, která není vidět na první pohled, ale sečtená je často vyšší než jakýkoli předplatný nástroj.

Čas. Vystavit fakturu v Excelu i s dohledáním IČO, kontrolou náležitostí a uložením do PDF zabere klidně 5 až 10 minut. V dobrém systému je to pod minutu, často s automatickým dotažením údajů firmy z veřejných rejstříků. Při deseti fakturách měsíčně je to hodina nebo dvě, které člověk věnuje přepisování. Při padesáti je to půlden.

Chyby. Seyfor i další provozovatelé opakovaně uvádějí, že hlavní příčinou chyb na fakturách je právě jejich ruční tvorba v Excelu nebo Wordu. Špatné DPH, chybějící náležitost, překlep v čísle účtu, duplicitní číslo faktury. Každá taková chyba znamená opravu, dobropis, nebo v horším případě problém s odpočtem DPH u odběratele.

Cash flow. Tohle je podle mě nejvíc podceňovaná položka. Excel vám neřekne, kdo nezaplatil. Nehlídá splatnosti, neposílá upomínky, nepáruje platby. Výsledek je, že peníze na účtu jsou později a část pohledávek se „ztratí v provozu". Data z Fakturoidu mimochodem ukazují, jak velký rozdíl dělá i obyčejný QR kód na faktuře: průměrná doba zaplacení u jejich uživatelů klesla v roce 2025 na 12,5 dne a 87,6 % faktur bylo zaplaceno včas. (Fakturoid, Rok 2025 v číslech)

Závislost na jednom souboru a jednom člověku. Excelová evidence typicky žije na jednom notebooku. Když se rozbije disk, ukradne notebook, nebo onemocní ten jeden člověk, co „to má v hlavě", nastává problém. Šanon zase shoří, zmokne, nebo se prostě ztratí při stěhování.

Paradox, který v praxi vídám pořád dokola: tentýž podnikatel, který odmítá nástroj za 150 korun měsíčně, platí účetní mimo jiné za to, aby po něm uklízela nepořádek z Excelu. Náklad existuje, jen je schovaný jinde.

Excel jako lokální maximum

Nejpřesnější metafora, kterou na to mám, je „lokální maximum". Excel je pohodlné místo. Funguje, je zadarmo, člověk ho zná. Problém je, že odměna z něj neroste s tím, jak roste byznys, naopak. Bolest roste lineárně s počtem faktur, zatímco u systému je skoro konstantní. Jenže abyste se z lokálního maxima dostali na vyšší vrchol, musíte nejdřív kousek sejít dolů, projít tím nepříjemným přechodem (migrace, učení, nastavení). A přesně před tímhle krátkým sestupem většina lidí couvne.

Tady je důležité říct jednu nepopulární věc. Pro část OSVČ je Excel racionální volba i nadále. Vedlejší činnost, pár faktur ročně, žádný růstový plán. Nutit takového člověka do systému je marketing, ne pomoc. Studie tedy netvrdí, že Excel je vždycky špatně. Tvrdí, že u rostoucího nebo aktivního podnikání se z lokálního maxima stává past, a že většina lidí v něm zůstává déle, než by jim prospělo.

3. Krajina českých fakturačních platforem

Když se podnikatel přece jen rozhodne Excel opustit, vstupuje do překvapivě hustého trhu. Česko má na svou velikost nezvykle bohatou nabídku fakturačních a účetních nástrojů, což je daň i výhoda zároveň. Výběr je široký, ale i matoucí.

Hrubě se dají rozdělit do tří skupin.

Online fakturační SaaS pro OSVČ a malé firmy. Sem patří nejznámější jména:

Nástroj Provozovatel Pozice na trhu Poznámka
Fakturoid Fakturoid s.r.o. Desítky tisíc klientů, 10,2 mil. faktur za rok 2025 Silná automatizace, API, MCP server pro AI
iDoklad Seyfor (dříve Solitea) Přes 300 tis. uživatelů v ČR a SR Součást velkého účetního ekosystému
Vyfakturuj Vyfakturuj.cz Přes 50 tis. uživatelů Oblíbený poměr cena/výkon
SuperFaktura SuperFaktura s.r.o. Přes 70 tis. uživatelů (SK, CZ, AT) Slovenský původ, silný i v ČR
Škudlil Škudlil Nováček, AI-native Neomezená fakturace zdarma, AI přes Claude i ChatGPT

(Zdroje: Fakturoid blog, idoklad.cz, recenzní srovnání NástrojeProWeb a WebhostingCentrum, skudlil.cz)

Účetní a ERP systémy s fakturací jako součástí. Pohoda (Stormware), Money (Seyfor), Helios, ABRA, FlexiBee a další. Tyhle nástroje cílí spíš na firmy s účetní agendou nad rámec fakturace. Fakturace je v nich jen jeden modul z mnoha. Pro OSVČ bývají zbytečně těžké, pro firmu s reálným účetnictvím dávají smysl.

Doplňkové a oborové nástroje. Spousta CRM, pokladních a oborových systémů (pro řemeslníky, e-shopy, agentury) umí faktury jako vedlejší funkci. Tady je trh hodně roztříštěný.

Co se z dat dá vyčíst o reálném používání, je hlavně objem a chování. Fakturoid v roce 2025 zpracoval přes 10,2 milionu faktur v hodnotě 125 miliard korun, přičemž nejsilnějším měsícem byl prosinec (skoro 944 tisíc faktur, o čtvrtinu víc než v nejklidnějším srpnu). Zajímavý je i růst zahraniční fakturace: 16,5 % faktur bylo loni v eurech (každá šestá), nejčastější exportní destinací zůstává Slovensko, následované Polskem a Německem. (Fakturoid, Rok 2025 v číslech)

Tahle data jsou cenná, ale je férové dodat metodickou výhradu, kterou ostatně přiznává i sám Fakturoid: jde o jeho vlastní uživatelskou základnu, tedy o lidi, kteří už nějaký systém používají. O těch 40 % v Excelu a na papíře nám neřeknou nic, protože ti v žádné takové statistice nefigurují. To je obecný problém měření tohohle trhu. Vidíme dobře ty digitální a skoro vůbec ty analogové.

Standard, o kterém se málo mluví: ISDOC

Když už jsme u českých specifik, patří sem ISDOC. Je to český standard elektronické faktury založený na XML (vychází z mezinárodního UBL 2.0), který vzešel z iniciativy sdružení dodavatelů účetního softwaru (deklarace o společném postupu byla podepsána v roce 2008, samotný formát vyhlášen v roce 2009) a dnes ho spravuje ICT Unie. Aktuální verze je 6.0.2. (mv.gov.cz, Wikipedie, Stormware)

ISDOC umožňuje, aby si dva systémy předaly fakturu strojově čitelně, bez přepisování. Existuje v několika podobách: samotný .isdoc (XML), .isdocx (balíček s vizuálním náhledem a případně podpisem) a .isdoc.pdf (PDF s vloženými strojovými daty). Většina českých účetních a fakturačních programů ho umí.

Proč to zmiňuju? Protože ISDOC je takový tichý hrdina české digitalizace. Funguje roky, je zadarmo, řeší přesně ten problém, který bude EU za pár let vyžadovat. A skoro nikdo z drobných podnikatelů o něm neví, protože se nikdy nestal povinným. Je to pěkná ukázka toho, že dostupnost technologie nestačí. Bez povinnosti nebo silné motivace zůstane i dobrý standard okrajový.

4. Evropský kontext: regulace žene digitalizaci dopředu

Zatímco v Česku se posun od Excelu k systémům děje pomalu a dobrovolně, na evropské úrovni se rozjíždí mnohem tvrdší síla: regulace. A ta nakonec dožene i ty, které žádný marketing nepřesvědčil.

ViDA: hlavní událost desetiletí

Balíček ViDA (VAT in the Digital Age) je nejdůležitější změna v evropské DPH za poslední dekádu. Rada EU ho schválila 11. března 2025 a v platnost vstoupil 14. dubna 2025. Stojí na třech pilířích: digitalizace DPH výkaznictví a e-fakturace, nová pravidla pro platformovou ekonomiku a rozšíření jednoho místa pro registraci k DPH (OSS). (Rada EU, EDICOM, vatcalc)

Pro fakturaci je klíčové datum 1. července 2030. Od něj bude pro přeshraniční B2B transakce uvnitř EU povinná strukturovaná elektronická faktura odpovídající evropské normě EN 16931, doplněná o průběžné digitální výkaznictví (Digital Reporting Requirements). Země, které už dnes mají vlastní povinné systémy zavedené před rokem 2024, je musí s evropským standardem sladit do roku 2035.

Důležité upřesnění, ať nevzniká panika: ViDA k roku 2030 míří na přeshraniční plnění. Povinná e-fakturace pro čistě tuzemské B2B je věc národních předpisů jednotlivých států, a tady jde každá země vlastním tempem.

Mapa národních mandátů

Přehled toho, jak na povinnou e-fakturaci jdou klíčové evropské země, ukazuje, že Česko je spíš v poklidnějším pelotonu:

Země Stav povinné e-fakturace Klíčové datum
Itálie B2B povinné jako první v EU (systém SdI) od 2019
Francie Příjem e-faktur všichni + vystavování velké a střední firmy 1. 9. 2026
Francie Vystavování malé a mikro firmy 1. 9. 2027
Německo Povinný příjem e-faktur (všechny B2B) 1. 1. 2025
Německo Vystavování firmy nad 800 tis. EUR obratu 1. 1. 2027
Německo Vystavování všechny zbývající firmy 1. 1. 2028
Polsko KSeF povinný pro velké plátce (obrat nad 200 mil. PLN) 1. 2. 2026
Polsko KSeF povinný pro ostatní 1. 4. 2026
Česko B2G povinné, B2B zatím dobrovolné B2B dle ViDA cíl 2030

(Zdroje: Global VAT Compliance, ClearTax, EDICOM, EY, Evropská komise)

Stojí za pozornost, že každá země volí trochu jiný model. Itálie a Polsko jdou cestou centrální státní platformy, přes kterou faktury povinně protékají (tzv. clearance model). Německo zvolilo decentralizovaný přístup postavený na formátech XRechnung a ZUGFeRD a síti Peppol. Francie kombinuje veřejný portál s certifikovanými poskytovateli. Pro firmy, které fakturují do víc zemí, to znamená, že „evropská e-faktura" zatím není jeden hladký standard, ale spíš mozaika, kterou ViDA teprve postupně srovnává.

Velikost a růst evropského trhu

Že je e-fakturace velké téma, potvrzují i čísla o velikosti trhu. Odhady se liší podle metodiky, ale směr je jednoznačný:

  • Podle IMARC má evropský trh e-fakturace vyrůst z 1,9 miliardy USD (2024) na 6,5 miliardy USD do roku 2033, tedy tempem zhruba 14,8 % ročně.
  • Technavio odhaduje růst o 8,21 miliardy USD mezi lety 2024 a 2029 při CAGR kolem 20,5 %.
  • Adopce se napříč EU hodně liší. Podle dat navázaných na Eurostat posílá e-faktury zhruba 38 až 40 % evropských firem, ale rozptyl je obrovský. Itálie se po zavedení povinnosti dostala přes 97 %, Finsko přes 93 %, zatímco řada zemí včetně Česka je výrazně níž. (IMARC, Technavio, Eurostat / Real-Time Economy report)

Z toho plyne docela jasná lekce, kterou bychom si v Česku měli zapamatovat: povinnost mění chování řádově rychleji než osvěta. Itálie skočila z nějakých 40 % na 95 %+ během dvou let poté, co e-fakturaci nařídila. Žádná dobrovolná kampaň takový skok nikdy neudělala. Až přijde tuzemská povinnost (ať už přes ViDA nebo dřív), promění se český trh za pár měsíců víc než za předchozích patnáct let.

Proč to ekonomicky dává smysl

Regulace není samoúčelná, za přechodem na e-fakturaci stojí tvrdá ekonomika. Klasická analýza poradenské firmy Billentis dlouhodobě uvádí, že elektronické a automatizované zpracování faktur přináší úsporu 60 až 80 % oproti papíru, konkrétně kolem 6,40 EUR na jedné faktuře na straně vystavovatele, s návratností investice zpravidla do půl roku až roku a půl. (Billentis)

K tomu se přidává efekt na placení. Evropská zpráva EU Payment Observatory (CEPS a EY, 2024) se přímo zabývá tím, jak e-fakturace snižuje pozdní platby. Automatizace pohledávek podle citovaných studií zkracuje dobu inkasa (DSO) průměrně o desítky procent, v některých případech až o 19 dní. Rychlost zpracování faktury roste řádově, z týdnů na dny. (CEPS / Evropská komise)

Pro stát je motivace ještě jasnější: omezení DPH podvodů a zúžení daňové mezery. To je ostatně hlavní důvod, proč e-fakturaci tlačí jak Brusel, tak národní finanční správy.

5. AI ve fakturaci: od OCR k asistentovi

Když se řekne „AI ve fakturaci", většina lidí si představí buď nějaký marketingový buzzword, nebo automatické čtení účtenek. Realita je pestřejší a docela rychle se mění.

Kde jsme dnes

Globální trh AI v účetnictví se podle různých agentur odhaduje na 5 až 10 miliard USD v roce 2025 a roste tempem, které u agresivnějších odhadů přesahuje 40 % ročně. Grand View Research mluví o růstu z 4,87 mld. USD (2024) na bezmála 97 mld. USD do roku 2033 (CAGR kolem 39,6 %), Mordor Intelligence o 7,5 mld. USD (2025) s růstem na téměř 69 mld. USD do roku 2031. (Grand View Research, Mordor Intelligence, GM Insights)

Tahle čísla berte s rezervou, prognózy trhu mají tendenci nadsazovat. Ale i konzervativnější odhady se shodují, že jde o jednu z nejrychleji rostoucích kategorií ve fintechu.

Co AI ve fakturaci a navazujícím zpracování dokladů reálně dělá, se dá rozdělit do několika generací:

První generace: OCR a extrakce dat. Vyfotíte nebo nahrajete fakturu, systém z ní vytáhne dodavatele, částku, datum, položky. Dnešní OCR se podle provozovatelů dostává na přesnost kolem 98 až 99 % a snižuje chyby z ručního přepisu klidně o 90 %. Firmy, které tohle nasadily, hlásí zkrácení doby zpracování faktury o desítky procent a výrazný pokles počtu „výjimek", které musí řešit člověk. (Veryfi, Kefron, Planergy)

Druhá generace: automatizace workflow. Párování plateb, automatické upomínky, schvalovací kolečka, předkontace. Tady už nejde jen o čtení, ale o to, že systém sám posouvá fakturu procesem. Nejlepší oddělení dnes dosahují přes 50 % tzv. touchless zpracování, kdy se faktury proženou bez lidského zásahu.

Třetí generace: konverzační asistent. Tohle je nejnovější patro a podle mě nejzajímavější. Místo abyste klikali v rozhraní, zeptáte se přirozeným jazykem: „Kdo mi letos ještě nezaplatil?" nebo „Kolik jsem vyfakturoval v eurech?". Asistent rozumí kontextu vašich dat a odpoví. Nahrazuje to dashboardy a reporty otázkou položenou jako kolegovi.

Co AI mění na celé rovnici

Z pohledu adopce je tu jeden zásadní efekt, kterého si všímám u sebe i u klientů. Po léta byla fakturační SaaS appka pro Excelového holdouta pořád „jen lepší formulář". Trochu rychlejší, hezčí, s QR kódem. Ale pořád to byla aplikace, do které musíte chodit klikat. Hodnota nebyla tak velká, aby překonala setrvačnost.

AI tuhle hodnotu posouvá jinam. Když nástroj nejen vystaví fakturu, ale odpoví na otázku, sám pohlídá neplatiče a připraví podklady pro účetní, mění se vnímání z „další software" na „mám u sebe někoho, kdo se o to stará". A to je přesně ten druh hodnoty, který možná konečně pohne i s lidmi, se kterými patnáct let nepohnula žádná funkce navíc.

Adopce mimochodem jde nahoru i u velkých. Podle průzkumu Gartneru z listopadu 2025 už 59 % finančních ředitelů používá AI ve financích a 37 % z nich konkrétně v automatizaci zpracování závazků. Dalších 40 % firem to plánuje nasadit do roka. (Gartner, via Planergy)

Je ale fér zmínit i rizika a střízlivost. AI ve fakturaci pracuje s citlivými finančními daty, takže otázka, kdo k nim má přístup a kde se zpracovávají, je zásadní. Halucinace u čísel jsou nepřijatelné, takže dobře navržený asistent musí stavět odpovědi na reálných datech, ne si je domýšlet. A automatizace bez kontroly umí chybu zopakovat tisíckrát rychleji než člověk. Takže ano, AI je velká příležitost, ale není to kouzlo. Je to nástroj, který je tak dobrý, jak dobře je postavený.

6. Případová studie: Škudlil jako AI-native fakturace

Aby studie nezůstala jen u čísel, vezmu jako konkrétní příklad třetí, respektive čtvrté vrstvy nástroj Škudlil (skudlil.cz). Je to dobrý vzorek toho, kam se český trh fakturace posouvá, protože staví AI a dostupnost rovnou do základů, ne až jako přílepek.

Co to je

Škudlil je online fakturace cílená na OSVČ a malé firmy. Základní princip je „neomezená fakturace zdarma": neomezený počet faktur, odběratelů i uživatelů v účtu bez poplatku, včetně QR platby na faktuře, odesílání PDF mailem a přehledů pro účetní. Placený plán Profík (147 Kč měsíčně, účtováno ročně, tj. 1 764 Kč za rok) přidává automatizace. (skudlil.cz)

Z hlediska téhle studie jsou zajímavé tři věci.

Za prvé, cenový model útočí přesně na tu bariéru z kapitoly 2. Hlavní racionální výmluva proti systémům zní „proč platit, když to zvládnu v Excelu zdarma". Škudlil tuhle výmluvu obchází tím, že samotná fakturace je zdarma a navždy. Platí se až za to, že „pan Škudlil maká za vás", tedy za automatizaci. Tím se snižuje práh přechodu z Excelu skoro na nulu, aspoň pokud jde o cenu.

Za druhé, AI asistent přes Claude i ChatGPT. Tohle je ta třetí generace v praxi. Škudlil se napojí na AI (Claude nebo ChatGPT) přes konektor a uživatel se může ptát přirozeným jazykem na své faktury, neplatiče i jednotlivé doklady. V praxi to vypadá třeba takhle: zeptáte se „Kdo mi ještě nezaplatil?" a dostanete konkrétní odpověď typu „Po splatnosti máte 2 faktury: Novák s.r.o. a Dvořák". Nebo „Kolik jsem letos vyfakturoval?" a přijde součet za vystavené faktury. Tohle propojení AI přímo nad fakturačními daty je věc, kterou většina zavedených hráčů zatím nemá, nebo ji řeší jen jako odděleného chatbota.

Za třetí, automatizace, která řeší cash flow. Profík přidává automatické upomínky (neplatiče uhání systém, ne vy), párování plateb z bankovního výpisu a platební bránu (klient platí kartou přímo z náhledu faktury, peníze jdou přes Stripe). To přesně cílí na tu skrytou cenu manuální fakturace, o které byla řeč: pozdní platby a čas strávený honěním dlužníků.

Co z toho plyne obecně

Škudlila tu neberu jako reklamu, ale jako ilustraci trendu. Ukazuje tři věci, které podle mě určují další směr českého trhu:

  1. Bezplatný vstup jako odpověď na setrvačnost. Dokud byl přechod z Excelu spojený s placením, měli holdouti výmluvu. Modely „zdarma za základ, platím za automatizaci" tuhle výmluvu odstraňují.
  2. AI jako nová hodnota, ne ozdoba. Konverzační přístup k datům mění nástroj z formuláře na asistenta. To je kvalitativní skok, ne kosmetika.
  3. Důraz na bezpečnost a vlastnictví dat. Data na serverech v EU, šifrování, oddělení účtů, možnost AI kdykoli odpojit a data si stáhnout. To přímo odpovídá na obavy z lock-inu a z „cloudu", které drží lidi u Excelu.

Jestli tahle kombinace (nulový cenový práh + AI hodnota + důvěra) dokáže pohnout těmi 40 % na Excelu a papíře, ukáže až čas. Ale je to první nabídka, která útočí na všechny tři hlavní bariéry najednou, ne jen na jednu.

7. Výhled a doporučení podle segmentu

Kam to spěje

Když dám dohromady všechno výše, vychází mi tahle trajektorie pro český trh fakturace v horizontu zhruba pěti let:

Regulace dotlačí zbytek trhu. Ať už přes ViDA k roku 2030, nebo přes případnou dřívější tuzemskou povinnost, strukturovaná e-faktura se z volby stane standardem. Zkušenost Itálie a Polska říká, že jakmile povinnost přijde, adopce vyletí během měsíců. Kdo na to nebude připravený, bude to řešit narychlo a draho.

Excel a papír se zmenší, ale úplně nezmizí. U vedlejších a velmi malých činností zůstane Excel racionální volbou dál. Papírový šanon se ale postupně stane spíš zvykem dožívající generace než reálnou praxí. Až bude e-faktura povinná pro výkaz, ztratí tisk do pořadače i tu poslední psychologickou oporu.

AI se přesune z marketingu do základní výbavy. Dnes je AI asistent rozlišovací funkce. Za pár let bude očekávaná samozřejmost, podobně jako je dnes QR kód na faktuře. Vyhrají nástroje, které AI postaví bezpečně a nad reálnými daty, ne ty, co si nalepí chatbota na okraj.

Konsolidace a specializace zároveň. Trh je dnes přeplněný. Čekal bych, že část menších hráčů zanikne nebo se sloučí, a zároveň porostou oboroví specialisté (fakturace šitá řemeslníkům, agenturám, e-shopům).

Co s tím konkrétně (podle toho, kdo jste)

Vedlejší činnost, pár faktur ročně. Klidně zůstaňte u jednoduchého řešení. Pokud vám Excel nebo bezplatná appka stačí, nemá smysl řešit automatizaci. Jen si pohlídejte archivaci a náležitosti.

Aktivní OSVČ, desítky faktur měsíčně. Tady už Excel reálně stojí peníze, jen je nevidíte. Přechod na fakturační systém s QR platbou, párováním a upomínkami se zaplatí rychlostí inkasa a ušetřeným časem. Bezplatné plány (Škudlil a další) dělají vstup prakticky bezrizikový.

Malá firma s růstem a více lidmi. Řešte víceuživatelský přístup, napojení na banku, podklady pro účetní a do budoucna připravenost na strukturovanou e-fakturu (ISDOC dnes, EN 16931 výhledově). AI asistent nad daty vám ušetří čas při přehledech a hlídání pohledávek.

Kdokoli, kdo fakturuje do zahraničí. Sledujte mandáty cílových zemí (Německo už dnes vyžaduje příjem e-faktur, Francie od září 2026, Polsko od 2026). Připravenost na e-fakturaci v EN 16931 přestává být volitelná.

8. Závěr

Fakturace je nudná disciplína a možná právě proto je tak dobrým zrcadlem. Ukazuje, že rozhodnutí podnikatelů neřídí jen technologie a cena, ale hlavně setrvačnost, důvěra a zvyk. Patnáct let tu byly levné a dobré nástroje, a přesto přes 40 % drobných podnikatelů pořád sahá po Excelu nebo papíru. Ne proto, že by byli hloupí, ale proto, že jejich důvody (kontrola, nulová cena, známost, pocit jistoty z papíru) jsou reálné, jen ne vždy výhodné.

Dvě síly tuhle rovnováhu teď narušují. Zdola přichází AI, která mění fakturaci z formuláře na asistenta a posouvá hodnotu natolik, že možná konečně překoná tření. Shora přichází evropská regulace, která z dobrovolné e-fakturace dělá povinnost a podle italské i polské zkušenosti dokáže trh proměnit během měsíců. Setkání těchhle dvou sil v příštích letech udělá s českou fakturací nejspíš víc než celá předchozí dekáda.

Pro podnikatele z toho plyne jednoduchá rada. Nemusíte běžet první, ale vyplatí se přestat utíkat. Excel je pohodlné lokální maximum, jenže past, ze které se za pár let stejně bude muset ven. A protože nástroje jako Škudlil dnes nabízejí bezplatný vstup, AI hodnotu i důraz na vlastnictví dat, je ten krok dolů z pohodlného vršku menší, než kdy byl.

Časté dotazy

Kolik je v Česku OSVČ?

Ke konci června 2025 v Česku podle České správy sociálního zabezpečení podnikalo zhruba 1 173 951 OSVČ, nejvíc v historii. Reálně aktivně podniká podle metodiky Dun & Bradstreet kolem 1,13 milionu OSVČ.

Kolik podnikatelů fakturuje v Excelu nebo na papíře?

Podle průzkumu B-inside pro Seyfor (iDoklad) z podzimu 2024 vystavuje 34 % malých podnikatelů faktury v Excelu nebo Wordu a dalších 8 % ručně na papíře. Dohromady přes 40 % fakturuje bez moderního nástroje.

Co je ViDA a odkdy platí povinná e-fakturace v EU?

ViDA (VAT in the Digital Age) je balíček EU schválený v roce 2025. Od 1. července 2030 zavádí povinnou strukturovanou e-fakturaci pro přeshraniční B2B v EU podle normy EN 16931. Povinná e-fakturace pro tuzemské B2B je věc národních předpisů jednotlivých států.

Musí se faktury archivovat v papírové podobě?

Ne. Účetní doklady se archivují 5 let, daňové doklady pro DPH 10 let, ale zákon nevyžaduje papír. Daňový doklad lze uchovávat elektronicky, pokud je zaručena věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost. Správně uložené PDF má před úřadem stejnou váhu jako šanon.

Co reálně umí AI ve fakturaci?

AI ve fakturaci prošla třemi generacemi: extrakcí dat z faktur (OCR), automatizací workflow (párování plateb, upomínky) a konverzačním asistentem, kterého se přirozeným jazykem zeptáte třeba kdo vám ještě nezaplatil nebo kolik jste letos vyfakturovali.

Zdroje

Český trh, OSVČ a regulace

Archivace a standard ISDOC

Platformy a data o fakturaci

Evropský trh a regulace (ViDA, mandáty)

Ekonomika e-fakturace a pozdní platby

AI ve fakturaci a účetnictví

Vyzkoušejte Škudlila

Fakturace zdarma a bez limitů. Automatizace, upomínky i AI asistent v jednom tarifu za 147 Kč měsíčně.

Začněte zdarma
← Zpět na blog